人･チームを動かす為に必要な信頼のコミュニケーションパイプが
連絡･報告です。
しかし、その意味を理解している会社は少ない。
今回はコミュニケーションの基本中の基本である連絡･報告について説明します。

■人･チームを動かす為に必要な信頼のコミュニケーションパイプ
連絡･報告は 、リーダーの職場管理のツールでも、部下のアリバイ証明の為でもない。
連絡・報告をすることが、共通の目的達成のために不可欠だからで必要となる。
メンバーが掴んだ情報をチームとして共有化することで、共通認識を持つことができる。
現場は瞬間で動いているので、ミーティングや会議のみで問題が解決される事は稀。
だから、タイムリーな連絡･報告が必要となる 。
ＰＤＣＡサイクルの中で、ＰＤはできてもＣＡが出来ない会社が多い。
いくら具体的な計画を作って、役割分担しても、チェックがなく
『１カ月間ノーチェックで経過』したら、『月末に締めて出てきた結果が業績である』
という発想になる。『業績が出た』と『業績を叩き出した』では根本的に違う。
チェックをする時に連絡･報告がスムーズに出来ていると問題の
早期発見･対応が出来て成果が上がる。

■連絡･報告の正しい理解
正しい理解の仕方は連絡そして報告となる。

連絡：事実を客観的に伝えること

報告：事実を客観的に伝え、その対策を考えること

報告をする人は仕事を早く覚えるといわれる。その理由は報告に
必要な対策を考え伝えるから、その考え方が正しいかどうかの
価値観判断基準を上司に教えてもらえるから、成長スピードが早くなる。

■報告の4つの種類

報告の種類は大きく分けて４つある。

この４つの種類の中で一番重要なのは中間報告。
中間報告は、中間時点の進捗状況と終了までの見通しを報告し、
上司から判断を伺う事となる。そのポイントは、現時点ではこういう状況。
だから、次はこういう対策を打っていく事を自分で考え、
上司に伝え、チームで共有化する事にある。中間報告の最大のメリットは、
終了報告で一番怖いことを考えればわかるが、期限を過ぎた時に、
『できていません、失敗しました』となれば取返しはつかない。
つまり、中間報告は、その時点で『今こうなっています。
期限までにはこういう手を打ちます』と人の動きにコントロール機能を
入れる事が可能になる。
この中間報告のノウハウは色々な場面で活用されている。
例えば、業績の見通し、これも実は中間報告。例えば末締めの会社で
4月１日から4月30日までの業績について、22日現在で幾ら。
これを踏まえて、4月30日に最終的には幾らになります。これも中間報告。
業績を上げている会社のPDCAには、３つの共通項がある。
・全員がチームの目標を知っている
・全員が現時点でのチームの業績数値を押さえている
・差額対策を全員が自分の立場で考えている

この3点を現場で実践している会社・部門は業績がよい。
業績を比較的つくり出せる会社の体質は、こういうことを日常の中で行っている。

■報告のやり方
基本的な報告のやり方は以下の通り。

報告が上手く出来ないのは、そのやり方をパターン化していない事が原因となる。

上記の3つのパターンを決めると、リーダーは楽にマネージメントが
できやすい環境が出来る。

■報告のまとめ方
日本語で一番正しい言葉は数値である。
この意味は人を迷わせない事を意味する。
誰に聞いても4月10日は4月10日であるので、迷わない。
人が人に対して行うコミュニケーションでは迷いや間違いを
起こさない方法が基本である。この数値を使って報告をする時の
ポイントは以下の通り。
(1) When （いつ）
(2) Who （誰が）
(3) Where （どこで）
(4) What （何を）
(5) Why （なぜ）
(6) How to （どのように）
(7) How much （いくらで）
(8) How many （いくつ）

この8点を使って、報告をする習慣を身につけさせる。
連絡･報告を促進させる為にはその型･パターンを作る事が
早道である。
最後に報告・連絡の基本動作チェックをご参考にしてください。